데이터 관리 에서 이용 기록을 남길지, 대화·첨부파일을 언제 자동 삭제할지, 직원이 지운 에이전트 대화를 얼마나 보관할지 정해요. 관리자 왼쪽 메뉴의 설정/보안 > 데이터 관리 에 있어요.
이 화면은 최고 관리자만 들어갈 수 있어요. 워크스페이스 관리자에게는 메뉴가 보이지 않아요.
예전 내부 통제 에 있던 이용 기록 사용 설정·대화/파일 삭제 정책·에이전트 채팅/파일 보존 정책을 모은 화면이에요. 저장해 둔 설정은 그대로예요.
일부 항목은 켜 두면 매일 요금이 붙어요. 이용 기록은 회사당 일 8,000원, 대화/파일 삭제 정책은 회사당 일 5,000원이에요(부가세 별도). → 켜면 요금이 붙는 기능은 무엇이 있나요
화면에 있는 설정
| 설정 | 무엇을 하나 |
|---|---|
| 이용 기록 사용 설정 | 누가 무엇을 했는지 기록 남기기 |
| 대화/파일 삭제 정책 적용 | 마지막 대화 후 일정 기간이 지난 대화와 첨부파일 자동 삭제 |
| 에이전트 채팅/파일 보존 정책 | 지운 에이전트 대화·파일을 감사용으로 일정 기간 보관한 뒤 영구 삭제 |
이용 기록 사용 설정
이용 기록 기능 사용 을 고르면 그때부터 누가 언제 무엇을 했는지가 쌓여요. 켜기 전 일은 남지 않아요. 쌓인 기록은 관리자 > 이용 기록 에서 봐요. → 이용 기록 화면에서 볼 수 있는 것
웍스 드라이브에 자가결재 권한을 가진 사람이 있으면, 끄기 전에 드라이브에 자가결재가 켜져 있어요. 이용 기록을 끌까요? 창이 한 번 더 떠요. 아래 자주 묻는 질문을 봐 주세요.
대화·파일 자동 삭제
비슷해 보이는 설정이 두 개예요. 하는 일이 달라요.
| 설정 | 무엇을 하나 | 처음 켤 때 확인 창 버튼 |
|---|---|---|
대화/파일 삭제 정책 적용 (대화 기록 및 대화 내 첨부파일 자동 삭제) |
마지막 대화 후 N 일이 지난 대화를 자동 삭제합니다. |
삭제 정책 적용 |
| 에이전트 채팅/파일 보존 정책 | 지운 에이전트 대화·파일을 삭제 후 N 일간 보관 후 영구 삭제합니다. (켜기 (감사 로그용으로 보관)) |
보존 정책 적용 |
켜진 뒤 기간·대상 변경은 확인 없이 바로 저장돼요.
- 꺼진 상태에서 적용 대상(또는
켜기 (감사 로그용으로 보관))을 누르면 바로 확인 창이 떠요. 확인 창의 버튼을 누르면 그 자리에서 켜져요 - 꺼져 있을 때는 기간 칸이 보이지 않아요. 처음 켜면 삭제 정책은 7일, 보존 정책은 360일로 켜져요. 예전에 켠 적이 있으면 그때 기간으로 켜져요
- 기간은 켜진 뒤 나타나는 칸에서 숫자를 고치고 칸 밖을 누르면 바로 저장돼요.
끄기도 확인 없이 바로 꺼져요 - 켜지 않으려면 확인 창에서
취소를 누르세요
대화/파일 삭제 정책은 일반 사용자만 적용 또는 일반 사용자/관리자 모두 적용 중 고를 수 있습니다.
에이전트 채팅/파일 보존 정책의 보관 기간은 1일부터 36500일 사이의 정수만 넣을 수 있어요. 범위를 벗어나면 보관 기간은 1일부터 36500일 사이의 숫자만 넣을 수 있어요. 가 뜨고 저장되지 않아요. 사실상 계속 보관하시려면 36500일(약 100년)을 넣어 주세요.
지워진 대화는 되돌릴 수 없어요. 기간을 짧게 잡기 전에 한 번 더 확인해 주세요.
자주 묻는 질문
Q. 내부 통제에 있던 이용 기록·삭제 정책·보존 정책이 안 보여요.
이 화면(데이터 관리)으로 옮겨 왔어요. 예전 내부 통제 에 있던 항목이고, 저장해 둔 설정은 그대로예요. 내부 통제의 나머지 설정(IP·2FA·로그인 만료)은 이름이 바뀐 보안·접근 통제 에 있어요. → 보안·접근 통제 화면의 모든 설정
Q. 이용 기록을 끄려는데 '드라이브에 자가결재가 켜져 있어요.' 가 떠요.
웍스 드라이브에서 자가결재 권한을 가진 사람이 있을 때 한 번 더 묻는 창이에요. 몇 명인지도 함께 나와요. 끄면 자가결재 권한 부여·회수와 업로드가 이용 기록에 남지 않아요. 자가결재 파일은 드라이브의 결재 이력 > 회사 전체 에서 계속 볼 수 있어요. 그래도 끄시려면 이용 기록 끄기 를 눌러 주세요. → 웍스 드라이브 — 관리자가 알아야 할 것
Q. 에이전트 대화를 영구 보관하고 싶어요.
보관 기간 칸에 36500일을 넣어 주세요. 이보다 큰 값은 저장되지 않아요.
Q. 화면에 적힌 부가서비스 금액은 부가세 포함인가요?
아니요. 부가세 별도 금액이에요. 화면에도 "(부가세 별도)" 로 적혀 있어요.
Q. 대화 삭제 정책을 켜면 기존 대화도 지워지나요?
설정한 기간이 지난 대화가 대상이 됩니다. 처음 켜면 7일(예전에 켠 적이 있으면 그때 기간)로 켜지니, 더 길게 두려면 켠 뒤 바로 기간 칸을 고쳐 주세요. 바뀐 설정은 30분쯤 지나 적용돼요.
Q. 관리자 대화는 남기고 직원 것만 지울 수 있나요?
네. 일반 사용자만 적용을 고르시면 됩니다.
Q. 이용 기록을 켜면 무엇이 남나요?
누가 언제 무엇을 했는지가 기록돼요. → 이용 기록 화면에서 볼 수 있는 것
Q. 설정을 바꿨는데 바로 반영이 안 돼요.
삭제 정책·보존 정책은 저장하면 화면에 정책이 업데이트 되었습니다. 캐시 업데이트로 인해 변경 사항은 30분 가량 이후에 적용됩니다. 가 떠요. 안내대로 30분쯤 지나 적용돼요.
이럴 땐 문의해 주세요
- 삭제 정책으로 지워진 대화를 되살려야 할 때
- 이용 기록을 켰는데 기록이 쌓이지 않을 때