비서 공개 범위 설정 방법

웍스AI 기업용 버전의 비서 공개 범위 설정 기능의 사용 방법을 알아볼까요?

서비스 우측 상단 [기업관리자] 내 [회사 비서 관리] 메뉴에서 비서 카테고리 이름 위에 마우스를 올려보세요. 아래와 같이 [공개 범위] 메뉴가 보입니다.

[공개 범위] 버튼을 누르면 아래와 같이 이 비서 카테고리를 누구에게 보여줄지 관리자가 설정할 수 있어요.

• 맨 위 [전체 공개]를 선택하면 우리 부서에 속한 모든 직원들이 이 비서 카테고리를 이용할 수 있어요. (기본 설정)

• 그 아래 [일부 공개]를 선택한 후 특정 멤버를 검색해 추가하면 초대 받은 멤버들만 이용할 수 있어요. (초대 받지 못한 직원들에게는 이 비서 카테고리 존재 자체가 보이지 않아요. 보안상 우리 워크스페이스에 소속된 사람만 검색 및 초대 가능해요.)

• 만약 웍스AI와 부서 정보를 공유하면 여기서 부서 이름으로 검색해 비서 카테고리를 부서 단위로 공유해 줄 수도 있답니다. 특히 상위 부서에 비서 카테고리를 공유해주면 하위 부서 사용자들에게는 비서 카테고리가 자동으로 노출되어 완전한 자유도로 비서를 전사/부서(모든 계층 지원)/개인별로 자유롭게 공유해 줄 수 있어요. 부서 정보 공유 방법은 [e-mail] 로 문의해 주세요.

본부에 비서를 공유해주면 그 아래 부서는 모두 이 비서를 쓸 수 있어요.

• 맨 아래 [비공개]를 선택하면 이 비서 카테고리는 직원들에게는 안보이고 오직 관리자들만 이용할 수 있어요. (직원들에게는 이 비서 카테고리 존재 자체가 보이지 않음)

이 기능을 이용하면 같은 부서 소속이라 해도 연봉/처우 정보 등 기밀을 취급하는 멤버만 이용하는 비서를 따로 만들어 쓰거나, 전사에 오픈할 필요까지는 없지만 비슷한 일을 하는 일부 멤버끼리 자기들만 취급 권한이 있는 파일을 올려 두고 질문/답변하는 비서를 만들어 쓸 수 있어요. (단, 비서 공개 범위 설정 권한은 관리자에게만 있어서 관리자에게 요청은 필요해요.)

기존에는 전사 비서, 우리 부서 비서, 나만의 비서 등 총 세가지 유형의 비서만 활용 가능했는데요. 이제 비서 공개 범위 설정 기능을 통해 이보다 훨씬 세분화해 T/F나 팀, 일부 멤버들끼리 자유롭게 공용 비서를 운영할 수 있어 회사 AI 활용 유연성이 크게 확대될 것으로 기대합니다.

위에서 [일부 공개]를 선택해 초대한 3명은 [내게 공유된 비서] 탭을 눌러보면 해당 비서 카테고리가 보이게 됩니다. (다른 사람에게는 안보임)

감사합니다!