사용자 매뉴얼
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웍스AI를 이용하는 회사의 임직원들 입장에서 서비스를 어떻게 이용하는지 자세히 소개합니다.
웍스AI 기업용 계정에 초대 받으시면 아래와 같은 메일을 받으시게 됩니다. 저 '회사명' 자리에 여러분 회사의 이름이 있을겁니다. 아래 회원가입하기 버튼을 누르세요.
이메일 내 버튼을 누르시면 회원가입 창으로 연결됩니다. 그러면 방금 초대 메일을 받은 회사 이메일 주소를 '이메일' 칸에 입력해 주세요. 비밀번호와 확인을 입력하신 후 약관 및 개인정보처리방침에 동의하신 후 회원가입을 누르세요.
회원가입을 진행하시면 이메일로 인증 메일이 발송됩니다. '이메일 인증하기' 버튼을 눌러 가입을 완료해 주세요.
이메일 인증을 완료하면 초대받은 회사 계정에 정상적으로 참여하게 됩니다. 파란색 튜토리얼을 따라하면 기본적인 사용 방법을 익히실 수 있습니다. 이제부터 회사에서 준비한 AI 비서들을 활용해 편리한 업무 생활을 시작해 보세요!
웍스AI는 기본적으로 다음과 같은 구조로 이루어져 있어요. 왼쪽에 그동안의 대화 목록이 있어요(처음 가입하시면 그쪽이 텅 비어 있겠지요?). 그리고 가운데 검색창이 있어요. 거기에 무엇이든 입력하시면 바로 AI와 대화가 시작되어요.
가운데 검색창 바로 아래에서는 AI 비서를 선택하실 수 있어요. 웍스AI의 특징이라고 할 수 있는 이 메뉴에는 AI가 잘할 수 있는 일들을 하나씩 정성스레 만들어 놓았어요. 여러분이 클릭만 할줄 아시면 누구나 손쉽게 AI를 이용해 업무에 도움을 받으실 수 있답니다.
비서 카테고리를 바꿔 눌러보시면 각 주제별로 다양한 AI 비서들이 준비되어 있어요. 그때 그때 필요한 업무용 비서를 눌러 대화나 업무를 시작해 보세요. 웍스AI에서 가장 기본 중의 기본 비서는 [채팅] 카테고리 안에 준비되어 있는 '신중한 똑쟁이(GPT-4o 모델과의 대화)'와 '티키타카 장인(GPT-4o mini 모델과의 대화)' 비서랍니다.
기본 비서 외에도 카테고리별로 준비되어 있는 다양한 비서를 살펴보고 업무에 활용해 보세요.
[번역] 카테고리에는 다양한 상황에 맞는 번역에 도움되는 비서들이 준비되어 있어요. 눌러서 나오는 사용 방법에 따라 바로 사용하실 수 있어요.
[그림] 카테고리를 누르시면 필요한 그림을 그려주는 비서도 바로 선택해 사용하실 수 있답니다.
회사마다 첫번째 카테고리에 우리 회사 데이터를 참고해 대답하는 우리 회사 전용 비서를 만들어 둔 곳도 있을거에요. 자, 이상으로 기초적인 웍스AI 사용 방법을 익히셨어요. 나머지는 쓰다보면 자연스럽게 익히게 된답니다. 아주 쉽지요?
웍스AI는 회사에서 관리자가 만들어 놓은 AI 비서들을 그대로 사용할 수도 있지만 이용자들이 나 혼자 사용할 목적으로도 비서를 만들 수 있어요. 나만 가진 파일을 참고해 대답하는 비서나 정확히 내 업무에 필요한 비서를 금방 만들어 업무 효율을 높이실 수 있어요.
자, 그럼 한번 따라해 볼까요?
웍스AI 로그인 후 메인 페이지의 '회사 공식 비서' 우측에 '내가 만든 비서'라는 탭이 있어요. 그 탭을 누르면 '나만의 비서 만들기' 버튼을 찾으실 수 있어요. 한번 눌러보세요!
저같은 경우 한글로 작성된 PPT를 영문 PPT로 번역하는 일을 자주 해요. 그러다보니 실제 미국인들이 업무용 프리젠테이션에 잘 쓰는 표현이나 문체가 맞는지 우려될 때가 있는데요. 그래서 이번에는 그런 'PPT 문구 번역'을 도와줄 나만의 비서를 한번 만들어 보려고 해요. 같이 한번 해볼까요?
우선 '비서 이름'을 정해줍니다. 저는 'PPT 영문 번역'이라 적었어요. 이름은 어차피 각자 혼자 볼거기 때문에 자기가 알아보기 좋은 이름으로 마음대로 정하시면 돼요.
비서 이름을 정하셨으면 그 아래 '비서의 캐릭터 및 역할'을 적어주셔야 해요. 비서에게 "너는 누구고, 나를 어떻게 도와줬으면 해" 하고 가르쳐주는 칸입니다. 저는 '너는 지금부터 내가 주는 모든 말을 실제 미국에서 PPT에 쓸만한 영어 표현으로 모두 바꿔줘.'라고 입력했어요.
물론 저정도만 입력하고 만들기를 눌러도 비서는 잘 작동해요. 하지만 AI의 대답이 더 잘 나오게 하기 위해서는 프롬프트를 더 잘쓰면 좋다는 것쯤은 모두 알고 계시죠? 하지만 막상 프롬프트를 잘 쓰는건 상당히 어려운 일이에요. 그런 대한민국 직장인들의 고충을 웍스AI는 잘 알기에, '프롬프트 요술봉' 기능을 준비해 두었어요.
'비서의 캐릭터 및 역할' 입력란에 내가 바라는 비서의 기능과 역할에 대해 한 두 줄만 입력하신 후, 우측에 있는 요술봉 버튼을 클릭해 보세요. 조금만 기다리면 아래와 같이 길고 전문적인 프롬프트로 마법처럼 바꿔드려요! (물론 간혹 요술이 안부려져서 프롬프트가 안바뀌는 경우도 있는데요. 그럴 땐 당황하지 마시고 여러번 눌러 시도하시면 결국은 됩니다!)
이렇게 바뀐 프롬프트가 내 의도대로 잘 적용되어 있는지 한번 쭉 읽어보세요. 그러면서 고칠 부분이 있으면 고쳐주세요.
만약 나만의 비서가 내가 가진 파일을 참고해 대답하게 만들고 싶을 땐 아래와 같이 해보세요. 우선 나만의 비서 만들기 창 아래에 있는 '어떤 능력을 켤까요?' 항목에서 첫번째 '텍스트 위주의 파일 읽고 요약/답변하는 능력'을 체크하세요.
그리고는 그 아래 '클릭 또는 드래그하여 파일 첨부'를 눌러 나만의 비서가 답변할 때 참고할 파일을 업로드 해주세요. 파일은 개인계정의 경우 유/무료 등급에 따라 올릴 수 있는 갯수가 달라요. 기업계정의 경우 비서 하나당 500개까지 아주 여유롭게 파일을 올리실 수 있어요. (그래도 너무 많이 올리시면 비서 응답이 느려지니 주의하세요!)
파일을 첨부하시면 위 그림처럼 올린 파일 제목 앞에 체크 아이콘이 뜹니다. 그러면 정상적으로 업로드가 완료된 것입니다. 만약 나만의 비서가 실시간 검색을 해서 답을 주거나 그림까지 그려주기를 원하실 경우, 세번째 능력(실시간 검색+그림 그리는 능력)에 체크하세요.
만일 나만의 비서가 엑셀 파일 안에 있는 숫자를 읽고 분석하거나 계산해서 뭔가 결과를 주기를 원하시는 경우, 두번째 능력(숫자 위주 파일 읽고 정리/답변하는 능력)에 체크하신 후 엑셀 등 원하시는 파일을 올리세요.
이때 주의하실 점은 3번(실시간 검색 + 그림 생성) 능력은 1번 또는 2번 능력과 동시에 켤 수 있지만, 1번(문서 읽고 답하기)과 2번(엑셀 파일 읽고 답하거나 계산해 답하기) 능력은 비서 하나에서 둘 중 하나만 켜실 수 있어요. 동시에는 켜지 못한답니다.
이는 두 능력을 다 켜는 경우, AI가 첨부된 문서를 단순히 참고만 해서 대답할지, 아니면 뭔가 계산해서 답을 줄지 판단하는 과정에서 혼선이 올 수 있어 아직 둘 중 하나만 고를 수 있도록 해놓았어요. (하지만 머잖아 AI가 더 똑똑해지면 1,2번 능력도 동시에 켤 수 있도록 할 거에요.)
자, 그럼 이렇게 나만의 비서를 준비한 후 [만들기] 버튼을 누르게 되면 아래와 같이 '비서가 성공적으로 추가되었습니다'라는 안내 문구와 함께 방금 만든 비서가 나만의 비서 목록에 노출됩니다.
이제 방금 만든 그 비서를 한번 선택해 보세요. 제가 질문을 올리니 제가 주는 모든 말을 유창한 영문 PPT 문구로 바꾸도록 정해져 있는 'PPT 영문 번역' 비서가 아래와 같이 충실히 답을 주는 모습을 확인하실 수 있습니다.
자 이제 나만의 비서를 만들고 이용하는 모든 과정이 끝났어요. 참으로 쉽죠?
만약 여러분께서 나만의 비서를 만들어 쓰시다 '아, 이거 내가 만들었지만 너무 잘 만들었다', '이런게 회사 공식 비서로 있어서 다른 직원들도 쓸 수 있으면 참 좋을텐데' 하시는 경우가 있을 수 있어요. 그렇죠? 그런 경우를 위해 나만의 비서를 회사 공식 비서로 등록해 달라고 관리자에게 신청하는 기능이 준비되어 있어요.
아래 그림을 보시면 기업계정에서 나만의 비서를 사용하실 때 보면 우측 상단에 '회사 공식 비서 등록 신청' 버튼이 항상 있습니다. 그 버튼을 눌러보세요.
버튼을 누르면 내가 나만의 비서를 만들 때 입력했던 '비서 이름'과 '비서 역할(프롬프트)'이 그대로 보여지고, 나머지 제가 나만의 비서를 만들 때 입력하지 않았던 정보들은 공란으로 보여져요.
회사 공식 비서로 등록하기 위해서는 직원들이 이 비서가 뭐하는 비서인지 (내가 만든 비서라 저는 알지만 직원들은 이 비서가 뭐하는 비서인지 모르기 때문에) 미리 알 수 있게끔 정보를 주는 '비서 소개' 칸과 직원들이 이 비서를 눌렀을 때 상단에 '이 비서와는 어떻게 이야기를 해야 더 답을 잘 준다' 하는 '비서 사용 방법' 칸에 추가로 채워주어야 해요.
'회사 공식 비서 등록'을 위해 필요한 추가 정보들을 잘 적어주신 후 '신청하기' 버튼을 눌러주세요. 기왕이면 관리자 눈에 띄기 위해서 아이콘 같은 것도 예쁜걸 찾아서 업로드 해주시고, 비서 역할(프롬프트)도 나 혼자 쓸 때와 전직원이 같이 쓸 때 또 다르니 다시 한번 더 완성도 있게 가다듬어 주시는 것도 잊지 마세요!
마지막으로 이렇게 경고창 내용을 잘 읽어보신 후 '신청하기'를 눌러 신청을 마무리 해주세요!
위와 같이 알림창으로 '공식 비서 등록 신청이 완료되었습니다.'라고 뜨면 정상적으로 신청이 완료된 것입니다. 이제 나 혼자 쓰려고 만든 나만의 비서를 우리 회사 공식 비서로 승격해 달라고 관리자에게 요청이 전송됩니다.
관리자가 다음 번에 로그인하게 되면, 아래와 같이 관리자 화면에 N 마크와 함께 알람이 뜨고, [기업관리자]-[회사 비서 관리]-[비활성 비서] 탭에서 우리 회사 직원들이 등록 신청한 비서를 한 눈에 확인하고 전사에 노출해 줄 수 있습니다.
만약 진작에 회사 공식 비서로 등록 신청을 했음에도 불구하고 감감 무소식이라면 회사 관리자에게 문의해 보세요. 아마 관리자도 등록 신청 사실을 모르고 있거나, 아는데 비서 만족도가 그리 높지 않아 회사 비서로 승격해주지 않았을 가능성이 큽니다.
이상으로 나만의 비서 만들기, 이용하기, 그리고 회사 공식 비서로 등록 신청하기까지 모두 알아봤습니다. 이제 쉽고 편리한 업무용 생성형 AI를 마음껏 누리시기 바랍니다!
