나만의 비서 제작/대화 방법

웍스AI는 회사에서 관리자가 만들어 놓은 AI 비서들을 그대로 사용할 수도 있지만 이용자들이 나 혼자 사용할 목적으로도 비서를 만들 수 있어요. 나만 가진 파일을 참고해 대답하는 비서나 정확히 내 업무에 필요한 비서를 금방 만들어 업무 효율을 높이실 수 있어요.

자, 그럼 한번 따라해 볼까요?

1. [나만의 비서 만들기] 메뉴 선택

웍스AI 로그인 후 메인 페이지의 '회사 공식 비서' 우측에 '내가 만든 비서'라는 탭이 있어요. 그 탭을 누르면 '나만의 비서 만들기' 버튼을 찾으실 수 있어요. 한번 눌러보세요!

2. 비서 이름과 비서 역할을 입력해 주세요.

저같은 경우 한글로 작성된 PPT를 영문 PPT로 번역하는 일을 자주 해요. 그러다보니 실제 미국인들이 업무용 프리젠테이션에 잘 쓰는 표현이나 문체가 맞는지 우려될 때가 있는데요. 그래서 이번에는 그런 'PPT 문구 번역'을 도와줄 나만의 비서를 한번 만들어 보려고 해요. 같이 한번 해볼까요?

우선 '비서 이름'을 정해줍니다. 저는 'PPT 영문 번역'이라 적었어요. 이름은 어차피 각자 혼자 볼거기 때문에 자기가 알아보기 좋은 이름으로 마음대로 정하시면 돼요.

비서 이름을 정하셨으면 그 아래 '비서의 캐릭터 및 역할'을 적어주셔야 해요. 비서에게 "너는 누구고, 나를 어떻게 도와줬으면 해" 하고 가르쳐주는 칸입니다. 저는 '너는 지금부터 내가 주는 모든 말을 실제 미국에서 PPT에 쓸만한 영어 표현으로 모두 바꿔줘.'라고 입력했어요.

3. 프롬프트 요술봉 활용

물론 저 정도만 입력하고 만들기를 눌러도 비서는 잘 작동해요. 하지만 AI의 대답이 더 잘 나오게 하기 위해서는 프롬프트를 더 잘쓰면 좋다는 것쯤은 모두 알고 계시죠? 하지만 막상 프롬프트를 잘 쓰는건 상당히 어려운 일이에요. 그런 대한민국 직장인들의 고충을 웍스AI는 잘 알기에, '프롬프트 요술봉' 기능을 준비해 두었어요.

'비서의 캐릭터 및 역할' 입력란에 내가 바라는 비서의 기능과 역할에 대해 한 두 줄만 입력하신 후, 우측에 있는 요술봉 버튼을 클릭해 보세요. 조금만 기다리면 아래와 같이 길고 전문적인 프롬프트로 마법처럼 바꿔드려요! (물론 간혹 요술이 안부려져서 프롬프트가 안바뀌는 경우도 있는데요. 그럴 땐 당황하지 마시고 여러번 눌러 시도하시면 결국은 됩니다!)

이렇게 바뀐 프롬프트가 내 의도대로 잘 적용되어 있는지 한번 쭉 읽어보세요. 그러면서 고칠 부분이 있으면 직접 수정해 주세요.

4. 나만의 비서 파일 첨부하기

만약 나만의 비서가 내가 가진 파일을 참고해 대답하게 만들고 싶을 땐 아래와 같이 해보세요. 우선 나만의 비서 만들기 창 아래에 있는 '어떤 능력을 켤까요?' 항목에서 첫번째 '텍스트 위주의 파일 읽고 요약/답변하는 능력'을 체크하세요.

그리고는 그 아래 '클릭 또는 드래그하여 파일 첨부'를 눌러 나만의 비서가 답변할 때 참고할 파일을 업로드 해주세요.

파일을 첨부하시면 위 그림처럼 올린 파일 제목 앞에 체크 아이콘이 뜹니다. 그러면 정상적으로 업로드가 완료된 것입니다. 만약 나만의 비서가 실시간 검색을 해서 답을 주거나 그림까지 그려주기를 원하실 경우, 세번째 능력(실시간 검색+그림 그리는 능력)에 체크하세요.

만일 나만의 비서가 엑셀 파일 안에 있는 숫자를 읽고 분석하거나 계산해서 뭔가 결과를 주기를 원하시는 경우, 두번째 능력(숫자 위주 파일 읽고 정리/답변하는 능력)에 체크하신 후 엑셀 등 원하시는 파일을 올리세요.

이때 주의하실 점은 3번(실시간 검색 + 그림 생성) 능력은 1번 또는 2번 능력과 동시에 켤 수 있지만, 1번(문서 읽고 답하기)과 2번(엑셀 파일 읽고 답하거나 계산해 답하기) 능력은 비서 하나에서 둘 중 하나만 켜실 수 있어요. 동시에는 켜지 못한답니다.

이는 두 능력을 다 켜는 경우, AI가 첨부된 문서를 단순히 참고만 해서 대답할지, 아니면 뭔가 계산해서 답을 줄지 판단하는 과정에서 혼선이 올 수 있어 아직 둘 중 하나만 고를 수 있도록 해놓았어요. (하지만 머잖아 AI가 더 똑똑해지면 1,2번 능력도 동시에 켤 수 있도록 할 거에요.)

5. 나만의 비서 이용하기

자, 그럼 이렇게 나만의 비서를 준비한 후 [만들기] 버튼을 누르게 되면 아래와 같이 '비서가 성공적으로 추가되었습니다'라는 안내 문구와 함께 방금 만든 비서가 나만의 비서 목록에 노출됩니다.

이제 방금 만든 그 비서를 한번 선택해 보세요. 제가 질문을 올리니 제가 주는 모든 말을 유창한 영문 PPT 문구로 바꾸도록 정해져 있는 'PPT 영문 번역' 비서가 아래와 같이 충실히 답을 주는 모습을 확인하실 수 있습니다.

자 이제 나만의 비서를 만들고 이용하는 모든 과정이 끝났어요. 참으로 쉽죠?

6. 나만의 비서를 회사 공식 비서로 등록 신청하기

만약 여러분께서 나만의 비서를 만들어 쓰시다 '아, 이거 내가 만들었지만 너무 잘 만들었다', '이런게 회사 공식 비서로 있어서 다른 직원들도 쓸 수 있으면 참 좋을텐데' 하시는 경우가 있을 수 있어요. 그렇죠? 그런 경우를 위해 나만의 비서를 회사 공식 비서로 등록해 달라고 관리자에게 신청하는 기능이 준비되어 있어요.

아래 그림을 보시면 기업계정에서 나만의 비서를 사용하실 때 보면 우측 상단에 '회사 공식 비서 등록 신청' 버튼이 항상 있습니다. 그 버튼을 눌러보세요.

버튼을 누르면 내가 나만의 비서를 만들 때 입력했던 '비서 이름'과 '비서 역할(프롬프트)'이 그대로 보여지고, 나머지 제가 나만의 비서를 만들 때 입력하지 않았던 정보들은 공란으로 보여져요.

회사 공식 비서로 등록하기 위해서는 직원들이 이 비서가 뭐하는 비서인지 (내가 만든 비서라 저는 알지만 직원들은 이 비서가 뭐하는 비서인지 모르기 때문에) 미리 알 수 있게끔 정보를 주는 '비서 소개' 칸과 직원들이 이 비서를 눌렀을 때 상단에 '이 비서와는 어떻게 이야기를 해야 더 답을 잘 준다' 하는 '비서 사용 방법' 칸에 추가로 채워주어야 해요.

'회사 공식 비서 등록'을 위해 필요한 추가 정보들을 잘 적어주신 후 '신청하기' 버튼을 눌러주세요. 기왕이면 관리자 눈에 띄기 위해서 아이콘 같은 것도 예쁜걸 찾아서 업로드 해주시고, 비서 역할(프롬프트)도 나 혼자 쓸 때와 전직원이 같이 쓸 때 또 다르니 다시 한번 더 완성도 있게 가다듬어 주시는 것도 잊지 마세요!

마지막으로 이렇게 경고창 내용을 잘 읽어보신 후 '신청하기'를 눌러 신청을 마무리 해주세요!

위와 같이 알림창으로 '공식 비서 등록 신청이 완료되었습니다.'라고 뜨면 정상적으로 신청이 완료된 것입니다. 이제 나 혼자 쓰려고 만든 나만의 비서를 우리 회사 공식 비서로 승격해 달라고 관리자에게 요청이 전송됩니다.

관리자가 다음 번에 로그인하게 되면, 아래와 같이 관리자 화면에 N 마크와 함께 알람이 뜨고, [기업관리자]-[회사 비서 관리]-[비활성 비서] 탭에서 우리 회사 직원들이 등록 신청한 비서를 한 눈에 확인하고 전사에 노출해 줄 수 있습니다.

만약 진작에 회사 공식 비서로 등록 신청을 했음에도 불구하고 감감 무소식이라면 회사 관리자에게 문의해 보세요. 아마 관리자도 등록 신청 사실을 모르고 있거나, 아는데 비서 만족도가 그리 높지 않아 회사 비서로 승격해주지 않았을 가능성이 큽니다.

이상으로 나만의 비서 만들기, 이용하기, 그리고 회사 공식 비서로 등록 신청하기까지 모두 알아봤습니다. 이제 쉽고 편리한 업무용 생성형 AI를 마음껏 누리시기 바랍니다!