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해외 거래처 메일을 정리하고 회신 초안을 쓰는 에이전트 만들기

회사의 용어집과 메일 규칙을 붙인 에이전트를 만들면, 영문 메일을 붙여 넣기만 해도 요청 사항과 기한을 정리하고 회사 용어에 맞춘 회신 초안을 받아 볼 수 있어요.

(최근 업데이트: 2026년 11월 12일)

해외 거래처 메일은 번역만으로 끝나지 않아요. 상대가 무엇을 언제까지 요청했는지 정리하고, 회사에서 쓰는 용어로 회신을 써야 하죠. 이 과정을 에이전트 하나로 묶을 수 있어요. 번역과 해외 문서 처리는 고객 사례에서도 자주 나오는 쓰임이에요.

이 페이지의 화면은 가상의 회사 '한빛상사'의 용어집과 가상의 거래처 메일로 만든 예시예요. 모델은 Claude Sonnet 5.5를 썼어요.

완성하면 이렇게 써요

하는 일 이렇게 물어요
메일을 요약하고 요청 사항과 기한 정리하기 메일을 붙여 넣고 "이 메일 정리하고 회신 초안 써 줘"
방침이 정해지기 전에 보낼 회신 초안 쓰기 위 요청에 함께 써 줘요
정해진 방침대로 회신 다시 쓰기 "방침이 정해졌어. 분할 선적은 수락, 지체상금은 면제하지 않고 계약대로 적용, 검수는 선적마다 따로 가능. 이 내용으로 회신 초안만 다시 써 줘."

준비물

  • 용어집과 메일 규칙 문서 - 회사에서 쓰는 영문 용어, 회사와 사람 표기, 회신할 때 지킬 규칙을 적은 문서예요. 한글(.hwp, .hwpx), PDF, 워드(.docx) 파일을 쓸 수 있어요.

예시에 쓴 문서는 이런 식이에요.

1. 용어
납기: delivery date (due date 쓰지 않음)
분할 선적: partial shipment
검수: acceptance inspection
발주서: purchase order (첫 표기 뒤에는 PO)
지체상금: liquidated damages

3. 회신 규칙
날짜는 "November 20, 2026"처럼 월을 영문으로 쓴다.
확정되지 않은 일정은 약속하지 않고 "We will confirm by (날짜)"로 쓴다.
메일 끝에는 "Best regards," 아래에 이름, 부서, Hanbit Corporation을 쓴다.

만드는 순서

  1. 왼쪽 사이드바 업무 > 에이전트에서 나만의 에이전트 탭을 누르고 [에이전트 만들기] 카드를 눌러요.
  2. 모델 선택에서 모델을 고르고, 에이전트 이름과 에이전트 설명을 적어요.
  3. 프롬프트 칸에 아래 문장을 붙여 넣고 회사 이름만 바꿔요.
  4. 대화 시작 가이드에 "이 메일 정리하고 회신 초안 써 줘" 같은 자주 쓰는 요청을 넣어요.
  5. 참고할 파일을 올려주세요 칸에 용어집과 메일 규칙 문서를 올려요.
  6. [만들기] 버튼을 눌러요.
너는 한빛상사의 해외 거래처 메일 담당이야.
사용자가 외국어 메일을 붙여 넣으면 아래 순서로 정리해.

1) 한 줄 요약
2) 상대가 요청한 것과 기한 (표: 요청 / 기한 / 우리가 정할 것)
3) 회신 전에 내부에서 확인할 점
4) 영문 회신 초안과 그 아래 한글 번역

용어와 표기는 첨부된 '해외 거래 용어집과 메일 규칙'을 따라.
사용자가 방침을 알려 주기 전에는 수락이나 거절을 약속하지 말고, 확인해서 알려 주겠다고 써.
사용자가 방침을 알려 주면 그 내용으로 회신 초안을 다시 써.

화면을 보면서 따라 하고 싶다면 규정과 법령을 함께 찾는 에이전트 만들기의 만드는 순서를 참고하세요. 화면은 같아요.

이렇게 물어보세요

메일 정리하기

에이전트를 열고 받은 메일을 그대로 붙여 넣은 뒤 "이 메일 정리하고 회신 초안 써 줘"라고 보내요.

  1. 한 줄 요약 - 누가 무엇을 알려 왔고 무엇을 요청했는지 먼저 정리해요.
  2. 요청과 기한 - 상대의 요청마다 기한과 우리가 정해야 할 것을 표로 보여 줘요.
  3. 남은 시간 - 기한까지 내부에서 결정할 시간이 얼마나 남았는지도 알려 줘요.

그 아래에는 회신 전에 내부에서 확인할 점과, 수락이나 거절을 약속하지 않는 회신 초안이 이어져요. 초안에는 한글 번역이 함께 붙어요.

방침대로 회신 다시 쓰기

내부에서 방침이 정해지면 같은 대화에서 알려 주세요.

  1. 수락하는 내용 - 알려 준 방침대로 분할 선적을 수락한다고 써요.
  2. 거절하는 내용 - 지체상금 면제는 받아들이지 않고 계약대로 적용한다고 써요.
  3. 서명 - 메일 규칙대로 이름, 부서, 회사 이름 순서로 끝내요. 이름과 부서는 보내기 전에 채워요.

용어집에 적은 대로 purchase order (PO), partial shipment, liquidated damages, acceptance inspection 같은 용어와 날짜 표기를 맞춰 써요.

알아두세요

  • 에이전트가 쓴 회신은 초안이에요. 금액, 날짜, 수량은 보내기 전에 원문과 한 번 더 맞춰 보세요.
  • 방침을 알려 주기 전의 초안은 일부러 아무것도 약속하지 않아요. 프롬프트의 "방침을 알려 주기 전에는" 줄은 그대로 두는 것을 권해요.
  • 용어집이 바뀌면 에이전트 카드의 [수정] 버튼을 눌러 문서를 바꿔 올려 주세요.
  • 나만의 에이전트는 만든 사람만 쓸 수 있어요. 부서가 함께 쓰려면 팀 에이전트로 만들어요.

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