비서-폴더 연동

사내 매뉴얼이나 규정집 등 파일을 참고해 대답하는 비서 운영시 귀찮았던 점은 파일 내용이 업데이트 될 때마다 매번 비서에도 수동으로 업데이트를 해주어야 한다는 점이었어요.

그래서 웍스AI는 비서를 OneDrive/Sharepoint 폴더와 연동해 놓고 해당 폴더에만 최신 파일을 올려두면 비서가 자동으로 항상 최신 내용을 업데이트하는 기능을 만들었어요. 그 기능이 바로 비서-폴더 연동 기능이에요.

자, 그럼 설정 방법을 따라해 볼까요?

1. 비서-폴더 연동

[기업관리자]-[공식 비서 관리] 메뉴에서 우측에 있는 파란색 '공식 비서 추가' 버튼을 눌러보세요. 기존에 이미 만들어진 비서의 경우 '비서 수정' 버튼을 눌러주세요.

맨 아래에 '비서에 연결할 폴더' 섹션이 보입니다. 여기에서 아래에 있는 'OneDrive/Sharepoint' 버튼을 누르세요.

버튼을 누르면 아래와 같이 Microsoft 로그인 창이 뜹니다. 만약 로그인 창이 안뜨면 브라우저 상에서 '이 사이트에서 새 창 띄우기 허용'에 체크해 주세요. 체크하신 후 새로고침하고 다시 버튼을 누르면 로그인 창이 정상적으로 뜨게 됩니다.

우리 회사 Microsoft 계정에 로그인하시면 아래와 같이 나의 OneDrive/Sharepoint 폴더가 표시됩니다. 여기서 비서와 연동할 폴더를 지정하세요. 지정한 폴더 안에 있는 모든 파일이 자동으로 비서와 동기화됩니다.

폴더를 지정하고 나면 '비서에 연결된 폴더명'과 '연결된 폴더 링크'에서 어떤 폴더가 연결되었는지 확인할 수 있어요.

폴더 연결이 완료되면 맨 아래 파란색 '추가하기' 또는 '수정하기' 버튼을 누르세요. 정상적으로 비서가 만들어지고, 그때부터 비서가 연결된 폴더로부터 파일을 받아와 동기화가 시작됩니다. 만약 폴더에 파일이 많을 경우, 동기화에 다소 시간이 걸릴 수 있습니다.

2. 비서 사용

방금 만든 비서를 한번 사용해 볼까요?

동기화된 폴더 내에 있는 파일 내용에 대해 질문해 보세요. 출처와 함께 정상적으로 해당 파일의 내용을 답하는 것을 확인할 수 있습니다.

3. 동기화 주기

연결한 폴더와 비서는 매일 1회 새벽 시간대에 자동으로 동기화 됩니다. 만약 보다 빨리 동기화를 시키고 싶으신 경우, 아래와 같이 비서 수정 버튼을 눌러 파란색 '수정하기' 버튼을 눌러주시면 그 즉시 수동 동기화가 시작됩니다.

4. 기능 이용시 주의점

폴더 내에 파일이 너무 많거나 용량이 너무 큰 경우, 동기화가 느려지거나 일부 파일이 누락될 수 있습니다. 또한 OpenAI가 읽어들이지 못하는 파일(스캔 뜬 파일, 개당 파일 크기가 20MB 이상되는 파일 중 일부, 이유없이 못읽어오는 파일 등)은 동기화에 실패할 수 있고 이는 웍스AI 문제가 아니라 전적으로 OpenAI 문제입니다.

그래서 동기화가 안된다고 문의주셔도 해결해 드릴 수 있는 방법은 안타깝지만 없습니다. 저희는 데이터 보안 정책에서 고객 데이터를 전혀 가지고 있지 않겠다고 약속했고, 모든 고객 데이터는 전적으로 OpenAI에서 처리됩니다.

그런데 OpenAI에서 받아주지 않는 파일이나 거기서 발생하는 오류는 저희가 해결해드릴 수 있는 방법이 없습니다. 또한 이같은 문제는 고객사에서 이같은 시스템을 자체 구축하셔도 100% 마찬가지입니다.

웍스AI의 문제가 아닙니다. 저희는 모든 고객들의 파일을 그대로 OpenAI에 보내 거기서 답을 받기 때문에, 응답 속도, 답변의 만족도, 잘못된 대답, 파일 누락 등 모든 웍스AI 응답에 대한 불만은 정확히 OpenAI API의 현재 수준입니다. 중간에서 저희가 뭘 하는 것은 전혀 없습니다.

이상으로 비서-폴더 자동 동기화 기능에 대한 자세한 소개를 마칩니다. 감사합니다!