# 데이터 관리

> Source: https://docs.wrks.ai/admin-guide/admin-security/data · Last updated: 2026-11-12

데이터 관리 화면에서는 **이용 기록을 남길지**, **대화와 첨부파일을 언제 자동으로 지울지**, **직원이 지운 에이전트 대화를 얼마나 보관할지** 정할 수 있어요.

### 시작하기 전에

* 이 기능은 **최고 관리자**가 사용할 수 있어요. 워크스페이스 관리자에게는 메뉴가 보이지 않아요.
* 관리자 왼쪽 메뉴의 **설정/보안 > 데이터 관리**에서 들어갈 수 있습니다.

> 예전 **내부 통제** 에 있던 이용 기록 사용 설정·대화/파일 삭제 정책·에이전트 채팅/파일 보존 정책을 모은 화면이에요.

### 따라하기

**1단계. 이용 기록 켜기** — 맨 위 `이용 기록 사용 설정` 에서 `이용 기록 기능 사용 (활성화 이후부터 로그가 쌓입니다.)` 를 골라요. 켠 뒤부터 기록이 쌓이고, 기록은 [**이용 기록**](https://docs.wrks.ai/admin-guide/admin-usage/action) 화면에서 봐요.

<figure><img src="/files/k6TFklwcA3W7P3dJz4VG" alt=""><figcaption><p>1단계 화면</p></figcaption></figure>

**2단계. 대화 자동 삭제 켜기** — `대화/파일 삭제 정책 적용` 에서 `일반 사용자만 적용` 또는 `일반 사용자/관리자 모두 적용` 을 누르면 바로 확인 창이 떠요. 확인 창에서 `삭제 정책 적용` 을 누르면 그 자리에서 켜져요. 꺼져 있을 때는 기간 칸이 보이지 않아서, 처음 켜면 **7일**(예전에 켠 적이 있으면 그때 기간)로 켜져요. 기간을 바꾸려면 켜진 뒤 나타나는 `마지막 대화 후` N `일이 지난 대화를 자동 삭제합니다.` 칸의 숫자를 고쳐요.

**3단계. 지운 에이전트 대화 보관 켜기** — `에이전트 채팅/파일 보존 정책` 에서 `켜기 (감사 로그용으로 보관)` 를 누르면 바로 확인 창이 떠요. `보존 정책 적용` 을 누르면 **360일**(예전에 켠 적이 있으면 그때 기간)로 켜져요. 기간은 켜진 뒤 나타나는 `삭제 후` N `일간 보관 후 영구 삭제합니다.` 칸에서 고쳐요.

> 켜진 뒤에 적용 대상이나 기간을 바꾸면 **확인 창 없이** 바로 저장돼요. 기간 칸은 숫자를 고친 뒤 칸 밖을 누르는 순간 저장돼요. `끄기` 도 확인 없이 바로 꺼져요. 처음 켤 때 기간을 먼저 정하고 싶어도 꺼진 상태에서는 기간 칸이 없으니, 일단 켠 뒤 바로 기간을 고쳐 주세요. 켜지 않으려면 확인 창에서 `취소` 를 누르세요.

이 화면의 일부 항목은 **유료 부가서비스**예요. 켜 둔 날짜만큼만 계산되어 후불 청구에 합산되고(VAT 별도), 언제든 끌 수 있어요.

* **이용 기록**: 회사당 일 8,000원 (30일 기준 약 24만원)
* **대화/파일 삭제 정책**: 회사당 일 5,000원 (30일 기준 약 15만원)

각 항목 안내에 적힌 금액은 **부가세 별도**예요. 적어 둔 금액은 **기본 단가**예요. 계약하신 요금제에 따라 다를 수 있으니 정확한 금액은 **<support@wrks.ai>** 로 확인해 주세요.

### 자주 쓰는 설정

| 하고 싶은 일                    | 어디를 보나              |
| -------------------------- | ------------------- |
| 임직원 활동 로그를 남기기             | 이용 기록 사용 설정         |
| 대화 기록을 일정 기간 뒤 지우기         | 대화/파일 삭제 정책         |
| 직원이 지운 에이전트 대화를 감사용으로 보존하기 | 에이전트 채팅/파일 보존 정책    |

**이용 기록을 끌 때**

웍스 드라이브에 **내 파일 자가결재** 권한이 있는 사람이 한 명이라도 있으면, 이용 기록을 끄기 전에 확인 창이 한 번 더 떠요.

* 제목: **"드라이브에 자가결재가 켜져 있어요. 이용 기록을 끌까요?"**
* 내용: "자가결재 권한이 있는 사람이 N명 있어요. 끄면 자가결재 권한 부여·회수와 업로드가 기록되지 않아요."
* **\[이용 기록 끄기]** 를 눌러야 꺼지고, **\[취소]** 를 누르면 그대로 켜져 있어요

이용 기록을 꺼도 자가결재로 올린 파일은 드라이브의 **결재 이력 > 회사 전체** 에서 계속 볼 수 있어요. 자가결재 권한은 [**파일·문서 처리**](https://docs.wrks.ai/admin-guide/admin-security/file-control)의 '웍스 드라이브 결재자와 자가결재' 를 봐 주세요.

**대화/파일 삭제 정책**

직원의 대화를 주기적으로 삭제하는 기능이에요. "마지막 대화 후 \[30]일이 지난 대화를 자동 삭제"처럼 **기간을 일 단위로 지정**합니다.

| 설정                   | 어떻게 동작하나            |
| -------------------- | ------------------- |
| **끄기**               | 쓰지 않아요              |
| **일반 사용자만 적용**       | 일반 사용자의 대화만 자동 삭제돼요 |
| **일반 사용자/관리자 모두 적용** | 관리자의 대화도 함께 자동 삭제돼요 |

꺼진 상태에서 적용 대상을 누르면 확인 창이 뜨고, `삭제 정책 적용` 을 누르면 켜져요(처음엔 7일). 켜진 뒤 대상·기간 변경은 확인 없이 바로 저장돼요.

**에이전트 채팅/파일 보존 정책**

직원이 지운 에이전트 대화를 감사용으로 보존하는 기능이에요. 보관 기간은 **1일부터 36500일 사이의 정수**만 넣을 수 있어요. 계속 보관하시려면 36500일을 넣어 주세요. 처음 켤 때는 확인 창에서 `보존 정책 적용` 을 누르면 360일로 켜지고, 켜진 뒤 기간 변경은 확인 없이 바로 저장돼요.

삭제 정책과 보존 정책은 저장한 뒤 **30분쯤 지나** 적용돼요.

설정 하나하나와 자주 묻는 질문은 [**데이터 관리 화면의 모든 설정**](https://docs.wrks.ai/admin-help/security/data-management)에 정리돼 있어요.